Génération automatique d'emploi du temps

Lorsque l'utilisateur lance une génération automatique d'emploi du temps, les données nécessaires au calcul (classes, installations, préférences, contraintes) sont transmises à un microservice de calcul interne propulsé par OR-Tools (Google CP-SAT) hébergé sur Railway. Les noms des enseignants sont pseudonymisés avant l'envoi : le service de calcul ne reçoit que des identifiants neutres (« Enseignant-001 »), la correspondance avec les noms réels restant dans le navigateur de l'utilisateur. Ce traitement est effectué en mémoire le temps du calcul ; aucune donnée n'est conservée par le service de calcul à l'issue de la requête. Aucune donnée n'est utilisée pour entraîner un quelconque modèle.

Notifications et partage entre membres de l'équipe

Les fonctionnalités de partage (tâches, notes, documents) et de notifications internes impliquent que les contenus partagés ainsi que l'identité de l'auteur soient visibles par les autres membres de la même équipe / établissement. L'utilisateur reste maître de ce qu'il choisit de partager.

Notifications push (option par appareil)

L'utilisateur peut, appareil par appareil et de manière strictement volontaire (page Paramètres), activer la réception de ces mêmes notifications sous forme d'alertes système (« push »), y compris application fermée. Cette option s'appuie sur le standard Web Push : le contenu de chaque notification (nom du membre auteur, type et titre de l'élément partagé) est chiffré de bout en bout et transite par le service de push du navigateur ou du système de l'appareil (Google, Apple ou Mozilla selon le cas), qui ne peut pas le lire. Coordo-EPS conserve pour chaque appareil activé un identifiant technique d'abonnement (sans donnée nominative), supprimé dès la désactivation de l'option, la révocation de l'autorisation dans le navigateur ou la suppression du compte.

Traitement automatique des images

Les images déposées dans la Salle des profs sont automatiquement traitées dans votre navigateur avant envoi : les photos au format HEIC (par défaut sur iPhone) sont converties en JPEG via la bibliothèque heic2any ; toutes les images sont ensuite redimensionnées (1600 px maximum) et compressées au format WebP (ou JPEG en repli) afin de limiter leur poids à 1 Mo environ. Ce traitement est effectué localement : aucune donnée n'est transmise à un service tiers à l'occasion de cette conversion.

Registre des EPI (traçabilité réglementaire)

Le module « Gestion des EPI » aide les équipes à tenir le registre de leurs équipements de protection individuelle (norme NF S72-701) : chaque contrôle, événement ou réforme est consigné avec le nom de la personne qui l'a réalisé ou validé — un membre de l'équipe ou un contrôleur prestataire externe. Cette finalité de traçabilité implique deux particularités : ces mentions nominatives sont conservées durablement avec la fiche de vie de l'équipement, y compris après la suppression du compte de la personne concernée (le nom est alors conservé à titre de trace, détaché du compte) ; et la fiche de vie peut être exportée en PDF à des fins d'impression ou de présentation (inspection, prestataire) — la diffusion de ce document en dehors de l'application relève de la responsabilité de l'équipe. Pour ces contenus, comme pour les autres données métier, l'équipe agit en responsable de traitement et l'éditeur en sous-traitant.

Quota de stockage par équipe

Pour des raisons techniques et de maîtrise des coûts d'hébergement, les fichiers téléversés par une équipe sont limités par deux enveloppes distinctes au lancement du Service : 100 Mo pour les documents partagés, les images de la Salle des profs et les pièces jointes de réunions, et 200 Mo dédiés aux fichiers du registre EPI (notices, photos, rapports de contrôle). Une jauge d'utilisation de chaque enveloppe est affichée dans la page Paramètres. Les uploads dépassant l'enveloppe concernée sont refusés côté serveur. Ces limites peuvent évoluer en fonction de l'équilibre économique de la plateforme.

Intégrations partenaires et catalogues fournisseurs

Le module Commandes propose d'accéder, depuis Coordo-EPS, aux catalogues de plusieurs fournisseurs partenaires (Casal Sport, Equip-EPS, Dimasport, Decathlon Pro) via un panneau intégré (iframe) ou une fenêtre séparée. Le contenu et le fonctionnement de ces sites relèvent exclusivement de leurs éditeurs respectifs. Leur chargement est subordonné à votre consentement préalable, recueilli à la première ouverture d'un catalogue et révocable à tout moment. Une fois le catalogue affiché, leur code (cookies, traceurs, mesure d'audience) s'exécute dans le contexte de votre navigateur ; reportez-vous à la politique cookies pour les détails. Coordo-EPS, de son côté, enregistre uniquement l'événement de sélection / ouverture (cf. section 2) — à des fins d'analyse business interne — et n'a pas accès aux données de navigation chez le partenaire.

Podcast et vidéo du module EPS Égalité (lecteur Google Drive)

Le module EPS Égalité propose, en tête de page, un podcast et une vidéo de contextualisation, générés par intelligence artificielle avec Gemini Notebook (Google) à partir de 26 sources, que nous communiquons sur demande. Ces fichiers sont hébergés sur Google Drive. Leur lecteur, fourni par Google, n'est chargé qu'à votre demande et après votre consentement préalable, mémorisé sur votre appareil et révocable à tout moment depuis la politique cookies. Une fois chargé, il s'exécute dans votre navigateur : Google reçoit les données techniques de connexion (adresse IP, navigateur) et peut déposer ses propres cookies, sous sa propre responsabilité. Coordo-EPS ne transmet à Google aucune donnée de votre compte et n'enregistre pas vos lectures. Vous pouvez aussi ouvrir ces fichiers directement dans Google Drive, sans les charger dans Coordo-EPS.

Passerelle vers tactiq-eps (« Schémas tactiques »)

Si vous activez l'accès « Schémas tactiques », et uniquement après votre consentement explicite recueilli via une fenêtre dédiée (horodaté et conservé à titre de preuve), votre adresse e-mail est transmise à tactiq-eps, application éditée par le même responsable de traitement mais reposant sur une infrastructure distincte (projet Supabase séparé, hébergement Netlify), afin de créer votre compte tactiq-eps et de vous y connecter automatiquement. Aucune autre donnée n'est transmise. Base légale : consentement (art. 6-1-a RGPD), que vous pouvez retirer en nous écrivant ; le retrait ne supprime pas automatiquement le compte tactiq-eps déjà créé, dont la suppression peut être demandée depuis tactiq-eps ou auprès de nous. Tant que vous n'activez pas cette fonctionnalité, aucune donnée n'est transmise à tactiq-eps.

EPS Égalité (auto-positionnement d'une équipe)

Fonctionnalité ouverte progressivement. Si elle n'apparaît pas dans la section « Outils pro » de votre menu, vous ne pouvez pas l'utiliser. Un collègue qui y a accès peut toutefois avoir renseigné votre sexe déclaré ou votre organisation des groupes (voir ci-dessous) : écrivez-nous pour en obtenir copie ou les faire retirer.

Le module « EPS Égalité » permet à une équipe EPS de s'objectiver sur l'égalité filles / garçons de sa propre pratique. Il traite des moyennes de classe déjà agrégées (jamais de note individuelle d'élève), le nombre de licenciés de l'association sportive et, concernant les enseignants, trois données personnelles supplémentaires, toutes facultatives et retirables à tout moment :

• un sexe déclaré (femme, homme, autre, ou « je ne souhaite pas le préciser » — une réponse à part entière, qui retire simplement la personne de la comparaison), utilisé pour comparer les écarts moyens entre groupes d'enseignants. Cette comparaison est désactivable au niveau de l'équipe. Il est lisible par toute l'équipe avec votre nom ; seules les restitutions sont soumises aux seuils. Un collègue peut le renseigner pour vous tant que vous n'avez pas associé votre compte à votre nom dans l'emploi du temps ; ensuite, vous seul pouvez le modifier ou le retirer (réglages du module, « Non renseigné »), tant que vous êtes membre de l'équipe. Si vous la quittez, ou si le coordonnateur vous en retire, cette réservation tombe : l'équipe peut alors le modifier ou le retirer, comme après la suppression d'un compte — retirez-le avant de partir si vous le souhaitez. Elle revient si vous rejoignez l'équipe ;
• les réponses à un questionnaire d'auto-positionnement professionnel en cinq questions, et le score qui en découle. Ces réponses sont lisibles par leur seul auteur, sans exception : ni un collègue, ni le coordonnateur ne peuvent les consulter. Seule une moyenne d'équipe est publiée, quand trois membres de l'équipe depuis au moins quatre semaines ont répondu, puis figée : elle ne change qu'à l'arrivée de trois nouveaux répondants remplissant la même condition — des collègues dont la réponse n'avait pas encore été prise en compte au dernier calcul ; pour une année terminée, seuls comptent les membres arrivés avant sa fin. La réponse d'un membre plus récent entre dans la moyenne suivante, et compte pour la déclencher une fois ce délai écoulé. Cette condition s'appuie sur la date à laquelle chacun a rejoint l'équipe, déjà accessible aux membres de l'équipe, et sur la date de création de son compte, qui n'est montrée à personne ; aucune n'est copiée, et l'écran du questionnaire n'indique qu'à un arrivant récent, pour lui-même, à partir de quand sa réponse comptera. Un collègue ne peut ainsi déduire aucun score individuel d'une arrivée, d'une modification, d'un retrait ou de la suppression d'un compte, et un compte créé pour l'occasion doit d'abord attendre quatre semaines. Comme pour toute moyenne de quelques réponses, une réponse peut en revanche être déduite par deux personnes qui mettent leurs réponses en commun, par une personne dont un second compte est membre de l'équipe depuis ce délai, ou en comparant les moyennes de deux années quand une seule personne a changé et que les autres ont répondu à l'identique : un compte que personne ne reconnaît dans la liste des membres doit être signalé au coordonnateur ou à nous. Jusqu'à la publication suivante — qui, dans une petite équipe où tout le monde a déjà répondu, peut ne jamais venir pour cette année —, la moyenne peut donc refléter des réponses modifiées ou retirées depuis, ou celles de comptes supprimés : seul ce chiffre agrégé est conservé, jamais la réponse elle-même. Retirer sa réponse en efface le contenu (réponses et score) ; la ligne garde votre compte, l'équipe, l'année et son rang, qui servent au calcul de la moyenne publiée. Les réponses sont supprimées avec le compte de leur auteur. Le retrait se fait depuis l'équipe : si vous la quittez, retirez votre réponse avant, ou écrivez-nous ;
• l'organisation des groupes que vous adoptez dans chaque activité (mixte, séparée ou variable), année par année. Cette déclaration, rattachée à votre nom dans l'emploi du temps, est lisible par toute l'équipe avec ce nom, comme les saisies de moyennes ; les restitutions (écran d'équipe, fiche de synthèse) n'en publient que des comptes par activité, sans aucun nom. Elle n'entre pas dans le calcul de l'indice. Comme le sexe déclaré, un collègue peut la renseigner tant que vous n'avez pas associé votre compte à votre nom, ou après votre départ de l'équipe.

Deux particularités méritent d'être connues avant d'utiliser le module. D'abord, aucun résultat agrégé n'est affiché sous un seuil minimal de publication — c'est ce qui empêche qu'un chiffre d'équipe désigne une personne dans un collectif de trois à huit. Ensuite, et à la différence du questionnaire, les saisies de moyennes sont volontairement visibles par toute l'équipe, avec le nom de leur auteur : un collectif ne s'objective pas sur des données qu'il ne voit pas. L'application le rappelle avant chaque enregistrement.

Le module permet enfin d'exporter une fiche de synthèse (PDF) et des tableaux de saisies (CSV). Les seuils de publication s'y appliquent comme à l'écran, et l'export destiné à l'équipe ne porte pas le nom des auteurs ; la diffusion de ces fichiers en dehors de l'application relève, comme pour les fiches EPI, de la responsabilité de l'équipe. Le module n'appelle aucun service externe : aucune donnée ne quitte l'hébergement du Service.